Unsere Projektmanagement-Tools

Tipps & Tricks für das digitale Zeitalter

Projekte prägen den Alltag von vielen Teams, egal ob digital oder persönlich. Projektmanagement ist deswegen besonders wichtig. So kann nämlich Zufriedenheit und Effektivität der einzelnen Teams um ein vielfaches gesteigert werden. Hier erfahren Sie, warum es sich lohnt auf digitale Projektmanagement-Tolls zu setzen und welche vier Softwarepakete wir bei CBRA-Media verwenden.

Claudia Brandl = CBRA

[Autorenname]

[Position bei CBRA]

veröffentlicht am: 24.03.2020

Der Alltag in einem modernen Büro ist geprägt von drei Dingen: dem Kampf um den besten Platz im Kühlschrank für die eigene Tupperbox, Kaffeepausen, in denen über Vorgesetzte gejammert wird und natürlich dem Arbeiten im Team. Immer häufiger ist es dabei der Fall, dass solche Teams nicht am selben Ort oder auch nur im selben Raum versammelt sind.

In einer Arbeitswelt, die geprägt ist von flexiblen Arbeitszeiten, der Möglichkeit des Home-Office und immer komplexer und komplizierter werdenden Arbeitsabläufen sehen sich viele Betriebe mit einem Mehraufwand in Sachen Teamorganisation konfrontiert. Längst überholte Kommunikationsmittel wie Mailinglisten (die ohnehin meist nie richtig funktionieren), Telefonkonferenzen (die dir eigentlich nur deine wertvolle Zeit rauben) und sich überschneidende Zuständigkeitsbereiche (wer kennt das nicht?) stellen in solchen Situationen eher ein Hindernis dar, als eine Hilfe.

Hier erfährst du...

Warum du auf digitale Zusammenarbeit setzen solltest

Durch diesen organisatorischen Mehraufwand entstehen für dich und dein Unternehmen dabei nicht nur lästige Zeitfresser, sondern auch Stress. Je ineffizienter die interne Kommunikation läuft, desto weniger Zeit haben sie für das eigentliche Projekt – und die Einhaltung potenzieller Fristen.

Zum Glück kann dieser Zeitaufwand heute vielfach optimiert und durch die richtige Software für digitales Projektmanagement reduziert werden. Einiger dieser auch als „Groupware“ bezeichneten Programme wollen wir dir hier vorstellen, damit auch du deine Teamorganisation verbessern kannst. Alle vorgestellten Gadgets sind übrigens in ihrer Grundversion kostenfrei – allerdings bieten die meisten eine professionelle Premium-Version mit erweiterten Features.

Die 4 besten Collaboration Tools fürs HomeOffice

Slack – ein virtueller Projektraum für Arbeitsgruppen

Das im Jahr 2013 erstmals veröffentlichte Tool #slack ist wohl die bekannteste Kommunikationsplattform für die Online-Zusammenarbeit in einer Gruppe. Im Kern bietet es dir und deinem Team einen web-basierten Messenger-Dienst, der sich vor allem durch die Integration mit anderen Kollaborationstools – wie etwa Dropbox oder dem Google Drive – auszeichnet. Dadurch wird nicht nur der interne Informationsaustausch erleichtert, sondern auch das Teilen von projektrelevanten Dateien innerhalb einer Arbeitsgruppe ermöglicht.

Trello – kinderleichtes Projektmanagement online

 Mit dem Projekplanungs-Tool Trello von Atlassian können Projekte einfach und ohne großen Aufwand digital organisiert werden. Zu den großen Stärken dieser Collaboration App gehört dabei die Möglichkeit, sogenannte boards zu organisieren – also Listen mit Aufgaben und Notizen, die du ganz einfach per Drag-and-Drop verschieben und umverteilen kannst. Jeder Aufgabe kann dabei eine Frist verpasst werden, um zum Beispiel dringliche Aufgaben farblich hervorzuheben und Deadlines zu kennzeichnen. Dadurch können sich Mitglieder deiner Arbeitsgruppe flexibel und ohne Probleme über die zu erledigenden Tasks abstimmen. So erleichtert Trello das Aufgabenmanagement enorm.

Trello als Kanban tool bei CBRA

Trello, wie wir es in der Digitalagentur CBRA in der kostenfreien Variante nutzen, kann außerdem als Kanban-Tool verwendet werden. Die Projektmanager erstellen neue Tasks und das Umsetzungsteam zieht sich diese je nach Belieben. Per Farbcode wird markiert, welche Aufträge auf etwas warten oder umgesetzt werden können. Die Spalten im Trello ergeben dann den Status: new task, in progress, for review, done.

Toggl – ein mächtiges, aber einfaches Tool zur Zeiterfassung

Die Zeiten von Stempelkarten sind schon lange vorbei. Im modernen Workspace setzt man inzwischen auf Lösungen für digitale Zeiterfassung wie zum Beispiel Toggl. Mit diesem Gadget können die Mitglieder deines Teams per Mausklick einen Timer starten und festhalten, wie lange sie für eine bestimmte Aufgabe benötigen. Die spätere Zuordnung der erfassten Zeit zu bestimmten Projekten ermöglicht dir dabei, immer den Überblick zu behalten und sofort zu erkennen, was die kostbare Zeit deines Teams am stärksten beansprucht und wo du bereits besonders effizient arbeitest. 

Bei CBRA haben wir Toggl mehrdimensional im Einsatz: auf Projektebene für die interne Kostenrechnung, aber auch, um unsere digitalen Regieaufträge, die wir nach Aufwand verrechnen, transparenter messen zu können.

Tipp: Das Tool eignet sich dadurch besonders gut für die Zeiterfassung im Home Office!

Je nach Tarif kostet Toggl $9 beziehungsweise $18 pro Monat und User. Für Teams mit bis zu fünf Mitglieder ist das Tool allerdings kostenlos.

Jira – die moderne Workflow Engine für jedermann

Die Arbeit in einem Team wird niemals völlig reibungslos verlaufen. Um Probleme dennoch so weit wie möglich zu vermeiden und dich bei der Verbesserung der Arbeitsabläufe innerhalb deines Projekts zu unterstützen wurde Jira entwickelt. Dabei handelt es sich um eine App, mit der deine Mitarbeiter Schwierigkeiten im Workflow melden können. Die so erstellten Problemberichte können sie nicht nur einsehen, sondern auch editieren und mit zusätzlichen Infos kommentieren. Mit diesem Tool behältst du also immer den Überblick über den Status deines Projekts und kannst gegebenenfalls jene Stellen im Arbeitsablauf erkennen, denen du eine digitale Prozessoptimierung verordnen solltest.

Gerade bei digitalen Großprojekten, deren Zeitraum sich häufig über Monate streckt, haben wir bei CBRA die Erfahrung gemacht, dass Jira für die Taskverteilung im Scrum aber auch für Bugreports unerlässlich ist.

Kleine Teams mit bis zu zehn Benutzer bezahlen für Jira einen Pauschalpreis von $10 pro Monat. Darüber hinaus fallen monatliche Kosten von $5 pro Nutzer an – größere Teams dürfen sich aber über reduzierte Preise für jeden zusätzlichen Benutzer freuen.

Durch digitale Kommunikation zum Erfolg

 Wenn du deinen Workspace noch immer nicht digital gestaltest, dann ist jetzt der beste Zeitpunkt, um dich für die Zukunft zu rüsten. Die vorgestellten Collaboration-Tools sind dabei ein guter Einstieg in die Welt des digitalen Managements. Sie können dir dabei helfen, deine Teams besser zu organisieren und somit Zeit (und dadurch Geld!) zu sparen. Dennoch: selbst das beste Projektmanagement-Tool ist nur der erste Schritt auf dem Weg zum Erfolg.

Solltest du dir immer noch nicht sicher sein, wie genau du digitale Kommunikationsmittel in deinem Unternehmen einsetzen kannst, dann stehen wir von CBRA Media dir natürlich gerne mit Rat und Tat zur Seite – denn wir bieten nicht nur modernes Projektmanagement für Websites und Online-Shops, sondern unterstützen dich auch bei der Umsetzung anderer digitaler Projekte und digitaler Prozessoptimierung.  Eine erste Anfrage an uns kann dabei auch gerne immer noch ganz klassisch per Telefon (unter +43 664 8887 12 10) oder per Mail (an office@cbra-media. com) erfolgen. 

Claudia Brandl = CBRA

Weiterführende Links

slack.com – Homepage mit weiterführenden Informationen und Download-Link

trello.com – Startseite von Trello

toggl.com – Homepage von Toggl mit 

jira.com – Produktwebsite von Jira mit Downloadlink und weiterführendend Informationen

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